آداب برخورد با ارباب رجوع
یکی از هدف های تحول اداری، ارتقاء و حفظ کرامت مردم در نظام اداری می باشد. سازوکار های لازم در ارائه خدمات مطلوب ومناسب و موثر به مردم تحت عنوان طرح تکریم مردم و جلب رضایت ارباب رجوع در نظام اداری، دارای اهمیت ویژه ای است زیرا علت وجودی هر سازمان و دستگاهی به خدماتی است که به افراد مختلف ارائه می دهد. ما از این افراد در سازمان به عنوان ارباب رجوع یاد می کنیم. با توجه به اينكه كاركنان در سازمانها ارتباط مستقيم با اربابرجوع و مشتري دارند در مشتريمداري و تكريم اربابرجوع نقش كاركنان سازمانها و شركتها نقش مؤثري است. سازمانهايي كه به دنبال مشتريمداري و افزايش رضايت اربابرجوع هستند بايد مهارتهاي ارتباطي مؤثر و همراه با ادب و احترام و نزاكت را در كاركنان خود نهادينه كنند. نحوه برخورد با اربابرجوع از ساير فاكتورهای مؤثر در رضايت آنها تأثير بيشتري دارد.
اكرام ارباب رجوع و مشتري نبايد انتزاعي، ساختگي، ظاهري و مقطعي باشد بلكه تلاش شود تا در همه جاي سازمان نهادينه گردد. يكي از آفتهاي تكريم در برخي از سازمانها اين است كه به صورت مقطعي شعارها و رفتارهايي دور از باور و اعتقاد مطرح ميشود كه با گذشت مقطع خاص دوباره به بوته فراموشي سپرده ميشود و اگر نهادينه گردد به صورت مستمر و دائمي خواهد بود. خلاصه اينكه طرح تكريم طرح بسيار مؤثري است به شرط آنكه مانند ديگر طرحها به صورت مقطعي مورد توجه قرار نگيرد اگر اين طرح نیز مانند سایرطرحها فقط در مقاطعي مورد توجه قرار گرفته و بعد به فراموشي سپرده شود، مسلم است كه اين طرح همانند بسياري ديگر از طرحها ناموفق خواهد بود.
طرحي ميتواند موفق باشد كه مستمر و بلند مدت باشد. در اين صورت بازنگري و كنترل صورت خواهد گرفت و دورههاي خاص اجراي آن با يکديگر مقايسه ميشوند به طور قطع طرحهاي اوليه همواره با كاستيهايي همراه هستند و از جمله اين كاستيها مقطعي بودن آنهاست.
براي عملي كردن طرح تكريم اربابرجوع دو دسته پيش نياز لازم است، يكي اينكه ساختارها و سازوكارهاي لازم طراحي و اجرا شود كه كار زياد مشكلي نيست و بخشي از آن انجام و به راحتي ميتوان آن را تكميل كرد و ديگري بسترسازي فرهنگي است كه كار دشواری است ولي در عين حال اگر بتوان فرهنگسازي لازم را انجام داد، اجراي طرح تكريم ساده شده و تأثير مطلوبي در ارتقاي عملكرد سازمانها خواهد داشت. تكريم اربابرجوع بايستي به صورت يك نگرش و باور درآيد. برخي از دلايل عدم نهادينه شدن فرهنگ مشتري مداري در سازمان ها عبارت است از:
- عدم شناخت دقيق از نيازها، خواسته ها و انتظارات ارباب رجوع نزد تصميم گيرندگان سازمان.
- عدم باور مديران به اهميت تكريم ارباب رجوع.
- عدم توجه به كيفيت خدمات در سازمان.
- ناكارآمدي سيستم هاي مديريت منابع انساني (استخدام، گزينش، آموزش، جبران خدمات و عملكرد)
- عدم وجود ارتباطات سازماني مناسب و كارآمد.
بهرام جلیلخانی