مدیریت تحول

(كنترل وارزيابي جز لاينفك هر گونه فعاليت و كار اجرايي به شمار مي رود.)

● ارزيابي عملكرد عبارتست از يك سيستم بازخور كه دربرگيرنده ارزيابي مستقيم عملكرد اشخاص يا سازمانهامي باشد.

مشخصات كنترل و نظارت اثربخش :

كنترل بايد به موقع باشد.

كنترل بايد واقع بينانه باشد.

كنترل بايد براي همه باشد.

كنترل بايد دائمي و پويا باشد نه مقطعي و موردي.

كنترل بايد مقرون به صرفه باشد.

كنترل بايد برنامه ريزي شده باشد.

كنترل بايد بر ريشه‌ها وعلت‌ها متمركز شود.

كنترل بايد در ابتدا و حين اجراي فرآيند باشد نه در انتهاي فرآيند.

كنترل كننده بايد متخصص و متعهد باشد.

كنترل در گلوگاه‌ها بايد انجام شود.

هدف كنترل بايد اصلاح و بهبودي باشد.

بهترين شيوه كنترل داخلي است.

كنترل كننده مورد قبولي و پذيرش باشد.

در نظارت به دنبال شناسايي فرد خاطي نباشيد بلكه به دنبال خطاي سيستم باشيد.

مزاياي كنترل و نظارت:

جلوگيري از انحراف

اصلاح به موقع

ايجاد نظم در انجام وظايف

شناسايي نقاط قوت و ضعف

ايجاد سيستم عادلانه پاداش و تنبيه

كنترل و تخصيص بهينه منابع

كاهش ضايعات

افزايش اميد به پيشرفت برنامه ها

طراحي سيستم كنترل:

تعيين نتايج مورد انتظار( هدف گذاري)

تعيين شاخص براي سنجش نتايج مورد انتظار

تعيين استاندارد

تعيين نحوه و روش جمع آوري اطلاعات

مقايسه بين عملكرد و استاندارد

تجزيه و تحليل نتايج ارزيابي و شناسايي انحرافات

ارائه برنامه هاي اصلاحي.

مشخصات يك نظام ارزيابي و چارچوب ارزيابي

ديدگاههاي سنتي و نوين در ارزيابي عملكرد

گرچه ارزيابي عملكرد فعاليتي است كه با شكل گيري زندگي گروهي بشر گره خورده است ولي استفاده  از نظام هاي رسمي آن در سطح فردي و سازماني از سال 1800 ميلادي توسط رابرت آون در  صنعت نساجي اسكاتلند متداول شده است. نظام ارزيابي عملكرد را مي توان از زواياي متفاوتي  مورد بررسي قرار داد. دو ديدگاه  مهم در خصوص ارزيابي عملكرد وجود دارد:

1) ديدگاه سنتي

2) ديدگاه نوين

 در ديدگاه سنتي، مهمترين هدف ارزيابي، قضاوت و يادآوري عملكرد مي باشددرحالي كه در ديدگاه مدرن، فلسفه ارزيابي بر رشد و توسعه و بهبود ظرفيت ارزيابي شونده متمركز شده است.

وظايف دستگاههاي اجرايي به قرار زير است:

الف- ايجاد جايگاه تشكيلاتي مناسب براي انجام وظايف و ماموريت هاي مربوط به ارزيابي عملكرد در چارچوب اصول و مفاهيم علمي مديريت و در قالب تشكيلات موجود با هماهنگي سازمان  مديريت و برنامه ريزي كشور.

ب- تهيه و ارسال كليه اطلاعات و مدارك مورد نياز سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور.

پ- تهيه و تنظيم گزارش ارزيابي عملكرد سال قبل در چارچوب اصول و مفاهيم علمي مديريت و ارائه آن به سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور حداكثر تا پايان ارديبهشت ماه هر سال.

ت- انجام همكاري هاي لازم با نمايندگان سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور و ارائه كليه مدارك و اطلاعات مورد درخواست آنان.

وظايف سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور در ارزيابي عملكرد دستگاههاي اجرايي در چارچوب اصول و مفاهيم علمي مديريت به قرار ذيل است:

الف- توسعه فرهنگ ارزيابي و ايجاد زمينه استقرار نظام ارزيابي عملكرد در دستگاههاي اجرايي.

ب- تهيه و تدوين شاخص ها و معيارهاي (استانداردهاي) ارزيابي عملكرد اعم از عمومي و اختصاصي پ- تعيين روش هاي ارزيابي عملكرد.

ت- تهيه و ابلاغ دستورالعمل هاي لازم.

ث- ايجاد نظام اطلاعاتي و اطلاع رساني در زمينه ارزيابي عملكرد دستگاههاي اجرايي.

ج- استفاده از نظرات و نتايج اقدامات دستگاههاي نظارتي و بازرسي كشور در ارزيابي عملكرد

چ- انجام برنامه ريزي لازم جهت تامين نيازهاي آموزشي دستگاهها در زمينه ارزيابي عملكرد.

ح- استفاده از نتايج ارزيابي عملكرد در جهت بهبود مديريت و نحوه ادارة امور

خ- تعيين و معرفي دستگاههاي اجرايي نمونه و معرفي الگوهاي موفق مديريتي.

د- بررسي وتجزيه و تحليل اطلاعات و گزارش هاي واصله از دستگاههاي اجرايي و تهيه و تنظيم گزارش جامع از نتايج ارزيابي عملكرد دستگاهها جهت تقديم به رئيس جمهور

ذ- ارائه گزارش هاي مصوب براي استفاده ساير بخش هاي نظام مديريت كشور.

فرايند ارزيابي عملكرد

هر فرآيندي شامل انجام مجموعه اي از اقدامات با ترتيب و توالي خاص منطقي و هدفمند مي باشد. فرآيند ارزيابي عملكرد نيز مستلزم پيمودن گام هايي متعدد است. گامهاي مورد نظر براي ارزيابي عملكرد به شرح ذيل مي باشد:

تدوين و يا بررسي رسالتها، ماموريتها، اهداف كلان و استراتژيها

تدوين و تنظيم شاخصهاي ارزيابي عملكرد

تدوين و برقراري معيارها (استانداردها)ي عملكردي مرتبط با شاخصهاي ارزيابي

ابلاغ و اعلان انتظارات و شاخصهاي ارزيابي به ارزيابي شونده

اندازه گيري عملكرد واقعي

مقايسه عملكرد واقعي با استانداردهاي هر شاخص

اعلام نتايج و نحوه نيل به آنها به ارزيابي شونده

اقدام به منظور بكارگيري عمليات اصلاحي جهت بهبود مستمر عملكرد ارزيابي شونده از طريق مكانيسم بازخورد.

من فقط يكبار مسافر اين جهانم ، بگذار هر عمل خيري كه مي توانم انجام دهم يا هر مهرباني كه مي توانم بنمايم ، به هر كس يا هر موجودي كه باشد، نگذار كه از آن ، منحرف شده يا غفلت نمايم ، ديگر از اين مسير عبور نخواهم كرد.